#17DVK: Wie sehen Veranstaltungen von morgen aus?

Strategien und Best Practices für erfolgreiche Events

Kyra Reiter von visitBerlin Berlin Convention Office wird beim 17. Deutschen Verbändekongress von 16.-17.03.2020 in Berlin über Innovative und zukunftsfähige Veranstaltungen referieren. Wir haben uns im Interview schon jetzt mit ihr darüber unterhalten.

Veranstaltungen, wie beispielsweise die Mitgliederversammlung, können heutzutage mit der richtigen Software auch dezentral online abgehalten werden. Sterben analoge Events aus?

Reiter: Tatsächlich diskutieren wir diese Fragen schon sehr lange in unserer Branche. Hierzu gab es auch mehrere Projekte, um abzuleiten wie Veranstaltungen der Zukunft aussehen können. Dabei kam heraus, dass neben Wissensvermittlung besonders das Netzwerken, die Interaktion und das Gemeinschaftsgefühl relevante Erfolgsfaktoren für Veranstaltungen sind. Diese letzteren sind bei dezentralen und digitalen Veranstaltungen, die beispielsweise online ausgetragen werden, schwer erreichbar. Es wird neue Formate geben und wir probieren hier mit der BOCOM am 23.04.20 in Berlin eine dezentral organisierte Veranstaltung aus. Wir gehen davon aus, dass sich Menschen immer persönlich und direkt austauschen möchten. Entwicklungen, wie zum Beispiel Virtual Reality, werden sicher eine Ergänzung, jedoch kein Ersatz für Veranstaltungen sein können.

 

Wie kann ein Verband seine Mitglieder motivieren, seine Veranstaltungen zu besuchen – trotz eines vollen Terminkalenders?

Reiter: Was wir bei eigenen Veranstaltungen immer wieder erleben, ist, dass das Netzwerken untereinander viele Ideen und wertvolle Kontakte hervorbringt, welche man in den Arbeitsalltag übernimmt, weiterentwickelt und pflegt. Das Wissen entwickelt sich heute unglaublich schnell weiter. Da sind Vorträge und eben der Austausch mit anderen Verbänden auf Konferenzen eine sehr effektive und effiziente Möglichkeit, neue Trends und praktische Tools kennenzulernen, um mit der eigenen Organisation gut für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet zu sein.

 

Veranstaltungen und Messen sind oftmals nicht gerade Vorreiter hinsichtlich Klimafreundlichkeit: eigens gebaute Stände, taschenweise Prospekte und Streuartikel, lange Anreisewege. Welche Alternativen und Lösungen gibt es dafür?

Reiter: Die meisten von uns kennen das: Die Veranstaltung/Messe/das Event war ein voller Erfolg – dann geht es an den Abbau und die Berge von (vermeintlichem) Müll türmen sich. Die Maßgabe „Reduce, Reuse, Recycle“ gibt den ressourcenschonenden Rahmen vor. Um Veranstaltungsorganisatoren eine Hilfe zu sein und sie auf dem Weg zu Nachhaltigkeit zu unterstützen, haben einige Unternehmen bereits entsprechende Services entwickelt. Materialien werden so kreativ wiederverwertet und Veranstaltern eine Möglichkeit geboten, Müll zu vermeiden und die Materialien unkompliziert weiterzugeben. So gibt es Ideen für alle Gewerke der Veranstaltung, von der Anreise übers Catering bis hin zur Ausstellung. Wir haben dazu eine Toolbox mit wertvollen Tipps entwickelt (convention.visitberlin.de/upcycling-von-eventmaterialien-wie-man-muell-vermeiden-kann).

Über Kyra Reiter

Kyra Reiter ist als Marketing Managerin Conventions seit 2013 festes Teammitglied im Berlin Convention Office von visitBerlin. Das offizielle Kongressbüro der Stadt Berlin steht als neutraler Ansprechpartner für alle zur Verfügung, die Veranstaltungen und Kongresse in Berlin organisieren. Seit 2013 arbeitet Kyra Reiter mit Partnern der Hotellerie, Locations, Agenturen, Caterern und weiteren Serviceanbietern in der gemeinsamen Initiative „Sustainable Meetings Berlin“ daran, die Eventbranche nachhaltiger zu gestalten. Darüber hinaus berät sie Kunden zu nachhaltigen Produkten und Services in ihrer Veranstaltungsplanung.  Neben ihrer Arbeit absolvierte sie das Masterstudium in Nachhaltigkeits- und Qualitätsmanagement. Vor Ihrer Tätigkeit bei visitBerlin organisierte sie Verbändekongresse bei einem Professional Congress Organizer.

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