Sonderthema Virtuelle Mitgliederversammlung:
Rechtliche Grundlagen und Tipps zur Umsetzung

Es ist sehr wichtig, dass Sie sich wirklich gut und bildhaft vor Augen führen, wie alles konkret ablaufen und aussehen soll:
Wie stellen Sie sich z. B. das Grundsetting der Übertragung vor? Was soll das Mitglied sehen?

• Sieht man nur den Versammlungsleiter?
• Oder sind Ihre Vorstände alle in einem Raum an einem Tisch versammelt? Und sollen diese dort „abgefilmt“ werden?
• Oder werden die Vorstände von extern mit Bild hinzugeschaltet?
• Oder gibt es einen Mix – sind einige „vor Ort“ und andere müssen hinzugeschaltet werden?
• Vielleicht schwebt Ihnen aber auch eine Studiosituation vor, wie man sie aus Diskussionsrunden im Fernsehen kennt?

Wenn Sie sich über diese Fragen im Klaren sind, fallen die nächsten Schritte bereits deutlich leichter. Onlineaffine Verbände
ahnen dann auch schon, wonach sie Ausschau halten müssen. Aber für erfahrene Verbände gilt ebenso – je näher Ihre Wunschversion der Fernsehstudio-Variante kommt, desto wichtiger sind Experten an Ihrer Seite. Das wird zwar Ihr Budget kräftiger belasten, doch für das Ergebnis kann sich das durchaus lohnen.

Wer im Bereich Onlinekonferenzen bei null startet, dem sei der Rat eines Dienstleisters von vornherein empfohlen. Dieser kann für Sie alle Komponenten durchleuchten und zusammenführen. Ansonsten ist die Aufgabe schnell zu groß, zumal eine nicht gelungene Umsetzung für den Verband auch ein gewisses „Blamagepotenzial“ in sich birgt.

• TECHNISCHE HINWEISE – ANBIETER UND KONZEPTION

  Insbesondere im Bereich des Live-Streamings sind die Varianten an Software für die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung schier unendlich. Falls Sie noch keine eigene Lösung nutzen (Go to Meeting/Webinar, Vimeo, Zoom und Co.) oder diese vielleicht aufgrund der zu erwartenden Teilnehmerzahl nicht optimal erscheint, holen Sie sich am besten gleich Expertenrat ein. Denn aktuell gleicht die Lage einem Dschungel.
  Wenn Sie bereits mit einer Veranstaltungsagentur arbeiten, so sprechen Sie das Thema dort an – viele haben Streaming-Lösungen oder Partner, mit denen virtuelle oder hybride Events umgesetzt werden. Auch große Veranstaltungstechniker bieten inzwischen eigene Lösungen an. Parallel haben sich Tool-Anbieter von Wahlsoftware zu Full-Service-Agenturen gemausert und bieten alles aus einer Hand. Das macht den Vergleich verschiedener Dienstleister (und der Kosten) leider nicht einfacher. Insbesondere die Konzeption der Veranstaltung ist ein herausfordernder Part. Eine wichtige Fragestellung lautet: Wie interaktiv soll die Mitgliederversammlung gestaltet werden?
  Soll sie von den Mitgliedern eher passiv konsumiert und über „YouTube“ gestreamt werden oder soll eine interaktive, spannende und vielleicht ja unvergessliche Liveveranstaltung geboten werden? Es gibt viele Features, Tools und Ideen, die man mit einfließen lassen könnte. Gamification ist hier ein Zauberwort, aber Vorsicht – es muss dann auch gut umgesetzt werden.

• STREAMING AUS DER VERBANDSGESCHÄFTSSTELLE?

  Streaming aus der Verbandsgeschäftsstelle ist ein zweischneidiges Schwert. Aus Sicht des Budgets ist es vorteilhaft, da keine Räume angemietet werden müssen, sofern genug Platz vorhanden ist. Ganz ohne externe Technik wird aber selten auszukommen sein. Ton- und Bild sollten möglichst professionell aufgenommen werden. Schwierig wird es beim Thema Datendurchsatz und bei der Anbindung der Geschäftsstelle an das Internet. Insbesondere ist hier der Upload zu betrachten – das ist die Geschwindigkeit, mit der die Daten in das Netz gegeben werden. Sollte die Geschäftsstelle nicht per Glasfaser angebunden sein, ist die Geschwindigkeit in der Regel deutlich geringer als der Download.

  Hinzu kommt, dass die Arbeit der Geschäftsstelle während der Versammlung nicht stillsteht und das Datenvolumen für E-Mails, Telefonate und Serverbetrieb mit eingeplant werden muss. Der benötigte Datendurchsatz ist außerdem von der eingesetzten Streaming-Software abhängig. Je nach Kompression liegen dort Welten dazwischen. Als Beispiel: Während ein HDVideostream beim Dienst Amazon Prime Video rund 3,5 Mbit/s benötigt, sind es bei Netflix 6 Mbit/s. Weiterhin sollte ein Back-up zur Verfügung stehen. Die Datenleitung darf nicht der Single-Point-of-Failure sein. Fiele sie aus, wäre die Mitgliederversammlung gelaufen. Als Ersatz bieten sich LTE-Router an, auf die im Falle des Falles umgeschaltet wird. Ein bekanntes Produkt ist z. B. der sogenannte Gigacube von Vodafone. Wichtig ist hier eine entsprechende Netzabdeckung in der Geschäftsstelle. Wenn es das Budget hergibt, ist ein externes Studio mit entsprechender Technik und redundanter Datenleitung eine sinnvolle und nervensparende Alternative.
  Auch viele Tagungshotels bieten inzwischen Tagungsräume mit redundanten Zugängen unterschiedlicher Anbieter an. Eine verlässliche Technik kann sehr zur Entspannung beitragen.

  Praxistipp: Prüfen Sie genau, welche Leitung bei Ihnen verfügbar ist und welchen Tarif Sie gebucht haben. Oft lässt sich problemlos auf einen Tarif mit höherem Datendurchsatz aufstocken. Sollte die Möglichkeit bestehen, per Kabel oder Glasfaser angebunden zu werden, wäre das Streaming aus der Geschäftsstelle die erste von vielen sinnvollen Anwendungen einer zeitgemäßen Datenleitung. Auch für die Zukunft.

• ABSTIMMUNGEN UND WAHLEN: DAS RICHTIGE VOTING-TOOL

  Sind der Sachverhalt und die Abstimmung eher simpel und hat man es mit einer kleineren Teilnehmergruppe zu tun, dann kann bereits die Abstimmungs- oder Chatfunktion des eigenen Konferenztools ausreichend sein. Mit steigender Gruppengröße und komplexeren Abstimmungen (z. B. gewichtete Abstimmungen) wird es zunehmend komplizierter. Ist nur ein bestimmter Teil der Zuschauer zur Abstimmung berechtigt, so muss man sicherstellen, dass nur diese ihr Wahlrecht ausüben können. Auch Stimmrechtsübertragungen müssen ggf. gewürdigt werden. Noch schwieriger wird es bei einer geheimen Wahl (vor allem wenn dieses Verlangen erst während der Online-Konferenz geäußert wird …). Das bedeutet: Sie brauchen eine zusätzliche Voting-Lösung, die Sie in den meisten Fällen in Ihr Konferenz-Tool einbinden werden bzw. in den Ablauf Ihrer Mitgliederversammlung.

• WARUM ES "DEN" VOTING-ANBIETER NICHT GIBT

  Die Welt der Voting-Anbieter ist komplex.

  Die Bandbreite der Funktionsvielfalt ist enorm: Von der Bereitstellung eines reinen Abstimmungstools zur Selbstkonfiguration bis hin zum Onlineversammlungs-Komplettanbieter, der sich nach Erhalt einer Excel-Liste vom Einladungsversand bis zur Studioproduktion inklusive Wahlvorgang um das Gelingen kümmert, ist alles vertreten. Letztere Anbieter stammen vor allem aus der Welt der Genossenschaften, Banken und Aktiengesellschaften, denn hier sind digitale Abstimmungen schon lange erprobt.
  Auch hybride Abstimmungsformen sind für sie durchaus umsetzbar. Es versteht sich von selbst, dass ebenso wie die Leistung auch die Bandbreite der Kosten entsprechend weit auseinanderdriftet. Was Sie dabei auch sehen müssen: Fast alle Tools müssen individuell an die Anforderungen der Verbände angepasst werden, denn bis vor Kurzem haben nur wenige Verbände virtuell abgestimmt. Und auch die Anpassung an genau Ihre Bedürfnisse muss in der Regel noch erfolgen.

• WIE SIE DEN BESTMÖGLICHEN VOTING-ANBIETER FÜR SICH FINDEN

  Schon vor der Corona-Pandemie wurden Abstimmungen digital abgehalten. Viele Tool-Anbieter habenihre Wahl-Software weitgehend an die Anforderungen von Verbänden angepasst.

  Aufgrund unterschiedlicher Satzungen und Abstimmungsmodalitäten ist es für die Anbieter schwierig, eine Lösung anzubieten, die für alle Verbände und Organisationen gleich gut funktioniert. Für den Verband empfiehlt es sich, die Lösung zu wählen, die die eigenen Anforderungen am besten abbildet – auch wenn es auf Kosten von Nutzerfreundlichkeit oder Design geht. Das Motto der Abstimmungsprozesse muss in jedem Fall lauten: Komplexität vermeiden, wo es nur geht! Je komplizierter Abstimmungsprozesse sind, desto fehleranfälliger wird das Voting. Vermeiden Sie unbedingt, dass Ihre Mitglieder während des Wahlvorgangs das Procedere nicht verstehen und abbrechen. Beschreiben Sie dazu Ihren Wahl- oder
  Abstimmungsprozess im Vorfeld so genau, dass ein Dienstleister realistisch einschätzen kann, ob sein Produkt dies leisten kann.
  Zu Sicherheit sollten Sie sich das vor der Beauftragung auch noch von einem Fachanwalt absegnen lassen.

  Aber die Aussichten sind grundsätzlich gut. Die Tool-Dienstleister werden immer besser. Mit jedem neuen Verbandskunden lernen sie neue Abstimmungsverfahren und Prozesse kennen. Und falls Ihre Prozesse aktuell noch einzigartig sind, so können individuelle Anpassungen und eine Projektbegleitung jederzeit mit beauftragt werden. Dies ist wieder eine Budgetfrage. Sollte die Kompetenz für die Implementierung bzw. die Einrichtung und Bedienung des Voting-Tools in Ihrem Verband nicht vorhanden sein, ist die Buchung einer Projektbegleitung unbedingt anzuraten.

  Wenn die gebuchte Lösung alle Anforderungen einer Revisionssicherheit erfüllt, sollten die Abstimmungen nicht an einer fehlerhaften Einrichtung oder Bedienung scheitern.

  Praxistipp: Die gewählte Voting-Software sollte vom Funktionsumfang nah am Abstimmungsprozess Ihrer Satzung sein. Software lässt sich anpassen, Ihre Satzung so schnell nicht. Je weniger Anpassungsaufwand erforderlich ist, umso geringer wird das Budget belastet. Bitte bedenken Sie unbedingt, die Teilnehmenden ausführlich (am besten mit Screenshots) über den Abstimmungsprozess zu informieren.

• DIE AUSÜBUNG DER MITGLIEDSCHAFTSRECHTE

  Nehmen Sie Ihre Mitglieder aktiv mit. Punkten Sie bereits im Vorfeld mit ausführlichen Unterlagen, aussagekräftigen Kandidatenlisten und vielen anschaulichen Erklärungen (mit Screenshots) zu Abläufen und klären Sie darüber auf, wo was zu finden ist.

  Es gibt drei übliche Arten, die Mitglieder aktiv einzubinden: Video, Audio oder Chat. Die Kombination aus Video und Audio bietet sich nur bei kleinen Mitgliederversammlungen an. Das typische Set-up einer Mitgliederversammlung ist aktuell die Übertragung des Vorstandstischs, der entweder auf Chat-Nachrichten reagiert oder einzelne Wortmeldungen per Audio-Übertragung „zulässt“. Hier liegt auch eine Schwierigkeit – es ist ein großer Unterschied, ob man bei einer Präsenz-Mitgliederversammlung zehn Wortmeldungen zu managen hat oder ob sich ein digitaler Chat mit 100 Rückfragen füllt. Der Vorstand sollte hierzu vorab ein Procedere festlegen.

  Denken Sie an die Teilnehmerliste (alle) und auch an Anwesenheitskontrollen vor/bei Abstimmungen (nur die Stimmberechtigten).
  Einige Tools bieten die Möglichkeit, vor jeder Abstimmung per Klick die einzelne Anwesenheit zu bestätigen. Machen Sie sich dazu ausführliche Gedanken – alle Mitglieder sollen teilnehmen können, aber es dürfen nur die abstimmen, die auch stimmberechtigt sind. Hierfür wird sich das Vereinsregister ggf. interessieren. Auch wird es in der virtuellen Mitgliederversammlung sicherlich das Phänomen geben, dass sich Mitglieder nur kurz einloggen – und dann wieder entschwinden. Auch das sollte auf der Teilnehmerliste im Idealfall vermerkt sein.

  Praxistipp: Testen Sie alles – vor allem die Software, Abstimmungen und die Abläufe – vorab gut durch. Auch der technische Dienstleister sollte beim Testdurchlauf anwesend sein.

• DER DATENSCHUTZ

  Das Thema Datenschutz gewinnt mit virtuellen Veranstaltungen an Komplexität. Streaming-Lösung, Registrierung und Voting-Tool kommen oft nicht aus einer Hand. Mit jeder Registrierung werden persönliche Daten übertragen. Dies kann auch auf Video-Streams zutreffen. Und zieht die Notwendigkeit einer Zustimmung nach sich. Das bedeutet auch: Wenn Sie die Mitgliederversammlung aufzeichnen wollen, brauchen Sie die Zustimmung aller teilnehmenden Personen. Und die kann auch jederzeit widerrufen werden … Wo und wie die Daten verarbeitet werden, ist ebenfalls ein Aspekt, der zu klären ist. Viele Dienstleister setzen auf eigene Server in Deutschland. Oft kommen sogenannte Content Delivery Networks (CDN) zum Einsatz, die es erst ermöglichen, mehreren Hundert Usern ein unterbrechungsfreies Videobild zu liefern. CDNs multiplizieren, einfach gesagt, den Videostream auf verschiedene Server, sodass nicht alle Nutzer gleichzeitig auf nur einen Server zugreifen müssen. Chats und Votings können auf Cloud-Infrastrukturen laufen – hier seien exemplarisch AWS (Amazon Web Services) und Microsoft AZURE genannt. Diese Infrastrukturen haben für den Anbieter den Vorteil, dass er sein Produkt beliebig vielen Kunden gleichzeitig anbieten kann und die Rechenleistung hierfür flexibel und nach Bedarf hinzu- oder weggebucht werden kann. CDN und die benannten Clouddienste kommen tagtäglich auf Webseiten und Smartphone-Apps zum Einsatz, ohne dass sie es merken. Das ist grundsätzlicher Sinn der Sache und inzwischen Standard bei Online-Anwendungen. Wenn Verbände diese Techniken aber als Dienstleister und Verantwortliche für die Datenverarbeitung nutzen, sollte ein Grundverständnis entstehen, um Chancen und Risiken abzuwägen. Verschiedene Tools bedienen sich auch verschiedener Anwendungen und bauen eine Konferenzlösung aus bestehenden Lösungen zusammen. Beispielsweise kann ein Videostream über YouTube, Zoom oder einen eigenen Server mit freier Software ausgeliefert werden. Jede Integration sorgt für unterschiedliche Datenschutzfragen, die es zu beantworten gilt.

  Praxistipp: Ein Full-Service-Dienstleister muss sich als Ihr Auftragnehmer grundsätzlich um die Auftragsverarbeitungsverträge seiner Sub-Dienstleister kümmern. Dies nimmt Sie nicht aus der Haftung, erleichtert die Vorarbeit aber enorm. Lassen Sie sich in jedem Fall nachweisen, dass alle Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen wurden. Teilen Sie Ihrem Dienstleister frühzeitig mit, wenn Sie beispielsweise Daten ausschließlich in Deutschland verarbeitet haben möchten.