1. Das Mitglied wählt den Kanal

Je nach Zielgruppe sind bis zu 80 Prozent Ihrer Mitglieder fast nur auf dem Smartphone/Tablet unterwegs (Mobile first). Wichtig ist deshalb, eine breite Kanalauswahl zu ermöglichen, damit niemand abgehängt wird. Für die Digitaleren sind Mobile Apps selbstverständlich, für weniger Digitale ist oft weiterhin die E-Mail die größte digitale Errungenschaft. Thomas Sohst, Landesvorsitzender im Deutschen Bundeswehrverband, schätzt am Mitgliederportal des Verbandes, dass diese Unterschiede in der Nutzungsweise hier respektiert werden. Er betont: „Das System lässt zu, dass Nutzer Stück um Stück lernen. Wer das System intensiv nutzen will, nutzt es intensiv in seinem Verantwortungsbereich. Andere können abwartend und beobachtend agieren. Das System lässt die unterschiedliche Geschwindigkeit der Nutzer zu.“

2. Sie befüllen nur einen Kanal

Als einer der größten Frustfaktoren bestehender Systeme wird die Doppelarbeit genannt. Um diese zu vermeiden, sollte das Mitgliederportal zentral alle Kanäle automatisiert bedienen. Sie stellen also nur einmal ein Rundschreiben oder eine Info ein und die Plattform kümmert sich darum, dass jeder auf die präferierte Weise bedient wird. Der Verband gewinnt dadurch an Ansehen und Relevanz, weil Mitglieder auf ihren bevorzugten Kanälen erreicht werden. Gleichzeitig gehen Informationen nicht mehr in überfüllten Postfächern unter.

Joachim Scheer von GaLaBau sieht die Vorteile dabei vor allem für das Sitzungsmanagement im Verband: „Komplette Sitzungsvorbereitung und Sitzungsabwicklung kann an einem Ort ohne Informationsverlust erfolgen. Die Gruppenmitglieder können sich über die Plattform untereinander austauschen, die Informationen sind dabei für alle sichtbar, so gehen keine Informationen verloren, wie so oft beim Austausch per E-Mail.“

3. Automatische ­Reaktivierung

Das Mitgliederportal sollte sicherstellen, dass alle Stakeholder die für sie relevanten Informationen erhalten. Rüdiger Feibel, Geschäftsführer von Compedent, lobt hier automatisierte „Zusammenfassungs-E-Mails, die die Mitglieder regelmäßig mit den wichtigsten Neuigkeiten und Informationen versorgen“. Durch diese Zusammenfassungen werden noch nicht gelesene Inhalte trotzdem wahrgenommen. Diese werden im regelmäßigen Turnus versendet und bilden für viele Mitgliederportale das Rückgrat der Informationsverteilung. Der manuelle Versand von Rundschreiben entfällt, Newsletter werden reduziert und die Gewöhnung an das neue Mitgliederportal wird gestärkt.

4. Gruppen als digitale Organisationseinheit

Bei allen Stakeholder-Engagement-Plattformen sind Gruppen/Unterbereiche das wichtigste Organisationsmittel. In Gruppen werden Informationen themen- oder bereichsbezogen eingestellt. Dabei werden diese unterschiedlich dargestellt und geschützt, z. B. mit offenen Gruppen für den freien Beitritt nach Belieben, über geschlossene Gruppen nur auf Einladung/Freischaltung bis hin zu versteckten Gruppen.

Wie Verbände das für die Zusammenarbeit nutzen, beschreibt Alexander Handschuh, Pressesprecher beim Deutschen Städte und Gemeindebund: „Die DStGB-Landesverbände haben die Möglichkeit, ihre eigenen Bereiche auf der Plattform zu eröffnen, um wiederum ihren Fachgremien die Gelegenheit zu bieten, sich virtuell über das Netzwerk Kommunen auszutauschen. Auf diese Weise wächst die ‚kommunale Familie‘ weiter zusammen und das enorme Potenzial an Know-how und Wissen kann für alle Beteiligten gehoben werden.“

Bitkom erklärt außerdem, wie der Verband die Gremienarbeit auf Basis von Gruppen digitalisiert: „Durch die Übersicht aller Gremien sowie die Möglichkeit, ihnen online beizutreten, können unsere Mitglieder optimal an der fachlichen Arbeit des Bitkom teilnehmen. Eine Schnittstelle zu unserem CRM ermöglicht es, Änderungen an den Personendaten und Gremienmitgliedschaften sofort und ohne zusätzlichen Aufwand in unsere Datenbank zu integrieren.“

5. Die richtige Struktur schafft Übersicht und Dynamik

„Unser Ziel ist es, die klassischen Hie­rarchien, gemeint ist die ‚Top-down-Struktur‘ bezogen auf die Information der Mitglieder, aufzubrechen und ein Stück weit das traditionelle Publizieren von Informationen durch ‚gelebte Kommunikation‘ zu ersetzen“, sagt Prof. Dr. Dirk Engelhardt, Hauptgeschäftsführer beim BGL. Bei komplexeren Organisationsstrukturen, wie im BGL, reichen einzig Gruppen nicht aus. Gruppen werden daher in verschiedenen Kategorien/Sektionen strukturiert. Diese Sektionen bilden die übergreifende Struktur der Organisation ab. So ist das Auffinden der richtigen Gruppe für alle einleuchtend und nachvollziehbar.

Typische Sektionen sind etwa „Gremien“ oder „Arbeitsgruppen“, „Projekte“, „Info-Kanäle” usw. Oft müssen Sektionen auch versteckt werden können. In der jeweiligen Sektion sind dann alle Gruppen enthalten, die nur für Mitglieder des Landes- oder Fachverbands zugänglich sein sollen. Innerhalb einer solchen Sektion kann es aber wieder offene, geschlossene und versteckte Gruppen geben. Erfolgreich eingeführte Stakeholder-Engagement-Plattformen bringen meist auch zusätzliche Strukturen mit sich, z. B. sektionsübergreifende Hauptgruppen für alle Mitglieder einer Unterorganisation, Bewerbung von Gruppen für neue Nutzer sowie externe Nutzer, die punktuell mitwirken können.

6. Dateiverwaltung übergreifend und pro Gruppe

Zusätzlich zur übergreifenden Dateiverwaltung für allgemeine Dokumente verfügt fast jede Gruppe über eine eigene Dateiablage. Je nach Organisationsform der Gruppe kann jeder einstellen, bearbeiten und versionieren oder eben nur bestimmte Funktionsträger. Dr. Ansgar Klein, Geschäftsführer Fachpolitik beim BBE, erklärt, wie sich die Zusammenarbeit im Verband so verbessert hat: „Die einfache Dateiverwaltung ermöglicht es den Arbeitsgruppen, ihre Arbeitsergebnisse und Sitzungsmaterialien allen Mitgliedern der Plattform zur Verfügung zu stellen. Damit wird ihre Arbeit im Netzwerk transparenter und wir wachsen als Netzwerk noch stärker zusammen.“

Besonders beliebt ist hier die Dateiversionierung, bei der alle Beiträge und Veranstaltungen mit Bezug zu einer Datei immer zur aktuellsten Version dieser führen. Alte Versionen bleiben aber abrufbar. Dies schafft eine neue Übersichtlichkeit sowie Transparenz und hilft neuen Stakeholdern dabei, schneller mitwirken zu können. Bei komplexeren Strukturen hilft die Ablage von Dateien an mehreren Orten und in mehreren Sektionen, ohne dass jede Kopie der Datei einzeln gepflegt werden muss.

Diese zentrale Dateiverwaltung ist ein Vorteil, den Dr. Alexander Grube, Abteilungsleiter beim Verband der Chemischen Industrie, als Hauptaugenmerk der Plattform sieht: „Hauptziel der Plattform ist: einen zentralen Ort der Zusammenarbeit und der Dateiverwaltung für Ehrenamtliche und Hauptamtliche zu schaffen.“

7. Kalender, Gremien­sitzungen und Teilnehmerverwaltung

Eine ordentliche Kalenderstruktur spart ebenfalls Zeit und verhindert Missverständnisse. Übergreifende Kalender werden oft für allgemeine Veranstaltungen im Verband sowie für Branchentermine genutzt. Interne Kalender für die Geschäftsstelle(n) beinhalten meist Office-Termine, Abwesenheiten und Ressourcen (Meetingräume etc.). Die Kalenderfunktion ist somit für den Erfolg von Stakeholder-Engagement entscheidend. Auf die Frage nach der wichtigsten Funktion auf der Stakeholder-Engagement-Plattform des Deutschen Franchiseverbands antwortet deshalb Geschäftsführer Torben Leif Brodersen mit: „Das ist ganz klar die Kalenderfunktion mit dem komfortablen Einladungsmanagement – gerade für die internen Ausschussgruppen ist das gut nutzbar.“

Zu jeder Gruppe gehört ein interner Kalender, der die Gremiensitzungen und weitere Termine regelt. Besonders beliebte Funktionen sind: die vollständige Einladung zu Gremiensitzungen inkl. Dateianhängen für Agenda und Materialien; Termin-Synchronisation zu Outlook bzw. Smartphones auch für Mitglieder; einfache Zu- & Absagemöglichkeiten ohne Login; Teilnehmermanagement inkl. Teilnehmerlisten; Termin-Abstimmungen vorab und die Verteilung von Dokumenten im Nachhinein. Beim BS GUV vereinfacht das die alltägliche Arbeit: „Routinetätigkeiten wie z. B. der Versand von Protokollen, Einladungen, Terminabsprachen können wir [so] vereinfachen und effizienter gestalten. Unsere Projektmanager haben einen noch besseren Überblick über das laufende Geschäft der Kollegen“, sagt Michael Schwanz, stellvertretender Geschäftsführer.

8. Mitglieder-, Gruppen- und Themenverzeichnisse

Das Mitgliederverzeichnis macht die Expertise des Netzwerkes greifbar und wird schnell zur ersten Anlaufstelle für aktive Mitglieder. Formalisierte Strukturen wie Gremien und Arbeitskreise werden durch das Gruppenverzeichnis transparent, viele Verbände öffnen auch einen Teil der Gremien zur digitalen Partizipation, um die Mitwirkungsquote der Mitglieder erfolgreich zu erhöhen.

Nach spätestens einem halben Jahr kommt dann oft der Wunsch nach weniger formalisierten Strukturen auf, wie z. B. Austauschgruppen, Expertenrunden und Info-Kanälen. Diese werden durch das Gruppenverzeichnis auffind- und nutzbar.

Für Erik Sieb, leitender Online-Redakteur beim DStGB, revolutioniert diese zunehmende Vernetzung die Verbandsarbeit: „Mir persönlich gefällt am besten, dass ich mit vielen Kolleginnen und Kollegen aus unseren Mitgliedsverbänden in ganz Deutschland in Kontakt komme, die ich bisher noch nicht kannte. Das stärkt den Eindruck, täglich gemeinsam für die Verwirklichung der Interessen der Städte und Gemeinden in Deutschland zu arbeiten.“

9. Beiträge als gemeinsame Kommunikationsbasis mit Historie

Einer der größten Unterschiede zu bestehenden Kommunikationsformen wie E-Mail, Newsletter, passiven Abrufportalen und Chats bildet auf Stakeholder-Engagement-Plattformen der Beitragsverlauf. Alle Informationen werden nicht mehr an bestimmte Personenkreise gesendet und verschwinden somit auch nicht mehr in diversen Postfächern. Stattdessen werden Inhalte mit Gruppen- oder Themenbezug eingestellt und sind zentral abrufbar. Antworten und Reaktionen sind am Hauptinhalt verknüpft, sodass zusammenhängende Kommunikation strukturiert nachvollziehbar ist. Ein neues Mitglied kann also in den freigegebenen Gruppen zurückscrollen und alte Beiträge, Abstimmungen und Erkenntnisse abrufen oder sie direkt über die Suche finden.

Diese Transparenz über ältere Informationen bietet neue Möglichkeiten für das Wissensmanagement, weil nicht mehr nur Ergebnisse abrufbar sind, sondern auch der Weg dorthin dokumentiert ist. So können verlorene oder vergangene Ideen neu aufgegriffen werden und man spart viele erneute Anfragen. Kritisch ist hier vor allem eine saubere Filterbarkeit nach Fragen, Umfragen, Dateien, Terminen usw. Als weiterer Vorteil können so beliebte Fragen und die bestmöglichen Antworten zentral gesammelt und gebündelt angeboten werden. Dies hilft als zusätzliches Argument zum Beispiel bei der Akquise neuer, digitalerer Mitglieder.

„Ziel ist es, die Kommunikation untereinander schnell und einfach zu gestalten, Informationen dabei aktuell zu halten und Dokumente übersichtlich bereitzustellen“, beschreibt Maria Becher, Referentin für Digitales und Kommunikation bei Haus & Grund, die Zielsetzung hinter der Stakeholder-Engagement-Plattform. Das gelingt dem Verband über die nachhaltige Kommunikation im Beitragsverlauf sowie die Bereitstellung von Informationen: „Die wichtigsten Bestandteile für uns sind die Beitragsfunktion, mit der wir direkt zwischen allen Verbandsebenen kommunizieren können, sowie das Dateimodul für das Archivieren und Bereitstellen relevanter Dokumente.“

10. Individuelle Mobile Apps

Um wirklich alle Beteiligten – egal ob haupt- oder ehrenamtlich – abzuholen, erweisen sich Mobile Apps als immer beliebter. Über diese können alle wichtigen Infos abgerufen werden, immer und überall. Im Gegensatz zur Webseite bleibt der Login in den Mobile Apps bestehen und Push-Benachrichtigungen eröffnen neue Möglichkeiten für dringende Themen. Besonders beliebt sind hier Mobile Apps im Corporate Design des Verbandes und die Möglichkeit, auf Verbandsthemen auch zwischendurch reagieren zu können. Schließlich ist der Verband bei den wenigsten Mitgliedern die Hauptbeschäftigung des Tages, weshalb es einfach und schnell gehen muss, Verbandsinhalte zu konsumieren und darauf zu reagieren.

„Das Ziel unserer Plattform ist es, unserem inzwischen 75 Jahre bestehenden Netzwerk mit über 1.000 Mitgliedsunternehmen und 250.000 Mitarbeitern im Südwesten einen digitalen Zwilling zur Seite zu stellen. Egal, was der Nutzer von der Schwarzwald AG erwartet, er hat es bereits auf seinem Smartphone. Dokumente, Unterlagen, Präsentationen, Fotos – alles immer und überall griffbereit“, beschreibt Dr. Christoph Münzer, Hauptgeschäftsführer der wvib Schwarzwald AG, den Nutzen der individuellen Mobile App. Auch Maria Becher von Haus & Grund erkennt, wie sich der Austausch im Verband durch die Plattform mit zugehöriger App verbessert hat: „Die Kommunikation ist wesentlich schneller, einfacher und direkter geworden. Der Austausch untereinander ist nun möglich und wird aktiv genutzt. Zudem kann die Plattform mithilfe der App auch von unterwegs genutzt werden.“